Privatlivspolitik for AppointAID

1. Hvem er ansvarlig

AppointAID ApS, CVR 46300599, Høeghsmindevej 42, 2820 Gentofte. E-mail: info@apt8.net. Telefon: +45 88 74 12 72.

2. Vores to roller

• Dataansvarlig er vi for oplysninger om de saloner og klinikker, der er kunder hos os, og deres medarbejderes logins, for dig, der besøger appointaid.net, kontakter os, booker en demo eller tilmelder dig vores nyhedsbrev, og for supportsamtaler.
• Databehandler er vi for de oplysninger, en salon gemmer om sine kunder: bookinger, kontaktoplysninger, køb, gavekort, behandlingsnoter og billeder. Salonen bestemmer, hvad der gemmes, og hvor længe, og vi behandler oplysningerne efter salonens instruks og vores databehandleraftale med salonen.

Er du kunde hos en salon, der bruger AppointAID, og vil du se, rette eller slette dine oplysninger, så kontakt salonen. Vi hjælper salonen med det.

3. Hvilke oplysninger vi behandler

Om saloner og deres medarbejdere

• Navn, e-mail, telefonnummer og rolle for hver medarbejder, der har et login.
• Salonens navn, adresse, CVR-nummer, åbningstider, behandlinger og priser.
• Abonnement, fakturaer og betalinger. Kortoplysninger ligger hos betalingsudbyderen, ikke hos os.
• Supportsamtaler og henvendelser.
• Tekniske logs og fejlrapporter. Til fejlfinding og support optager vi, hvordan salonens administration bliver brugt (med OpenReplay), så vi kan se, hvad der gik galt, og hjælpe på skærmen, når salonen beder om det.

Om salonens kunder (her er vi databehandler)

• Navn, telefonnummer og e-mail.
• Bookinger, aflysninger og venteliste.
• Køb, kvitteringer, gavekort og betalinger.
• Behandlingsnoter, formler og før- og efterbilleder, som salonen selv gemmer.
• Beskeder og påmindelser på SMS og e-mail, og samtykker til nyhedsbreve.

Når du besøger appointaid.net og kontakter os

Når du booker en demo, beder os ringe, tilmelder dig nyhedsbrevet eller sender os en besked, får vi de oplysninger, du skriver: typisk navn, e-mail, telefonnummer, salonens navn og din besked. Vi gemmer dem i vores eget salgssystem, så vi kan svare dig, aftale demoen og følge op.

Vores salgssystem noterer, hvilke sider du ser, og hvor du kom fra (fx en søgning eller en annonce). Sender du os en formular under samme besøg, kan vi se, hvad der førte dig til os, og hjælpe dig ud fra det. Uden dit samtykke gemmer vi ikke noget på din enhed, så vi kan ikke genkende dig ved et senere besøg. Siger du ja til markedsføring, gemmer vi et id i din browser, så dine besøg kan kobles sammen på tværs af dage og med en henvendelse fra dig. Trækker du samtykket tilbage, sletter vi id'et i din browser.

• Google Analytics (kun med samtykke til statistik) viser os, hvordan siden bliver brugt.
• Google Ads og Meta (Facebook og Instagram, kun med samtykke til markedsføring) fortæller os, om en annonce førte til en henvendelse. Google og Meta modtager oplysninger om dit besøg og er selv dataansvarlige for deres egen brug af dem. For den indsamling, der sker på vores side via Metas pixel, er vi og Meta fælles dataansvarlige.
• Kommer du fra en annonce, gemmer vi annoncens kampagne- og klik-id sammen med din henvendelse, så vi kan se, hvilke annoncer der virker.

Du kan til enhver tid ændre dit valg under "Cookie-indstillinger" nederst på siden. Hvilke cookies vi bruger, og hvad de gør, står i vores cookiepolitik.

4. Hvorfor, og med hvilket retsgrundlag

• At levere AppointAID til salonen: booking, kasse, webshop, hjemmeside og beskeder til salonens kunder (kontrakt, GDPR art. 6, stk. 1, litra b).
• Fakturering og bogføring (retlig forpligtelse efter bogføringsloven, art. 6, stk. 1, litra c).
• Support, sikkerhed, fejlretning og forbedring af AppointAID (legitim interesse, art. 6, stk. 1, litra f).
• At svare på henvendelser og aftale demoer, fordi du selv har bedt om det (art. 6, stk. 1, litra b og f). Nyhedsbrevet sender vi, fordi du har tilmeldt dig (samtykke, art. 6, stk. 1, litra a). Alle e-mails fra os har et afmeldingslink.
• Cookies til statistik og markedsføring på appointaid.net (samtykke, art. 6, stk. 1, litra a).

5. Kunstig intelligens

Nogle funktioner bruger Googles Gemini-modeller gennem Google Cloud (Vertex AI): fx udkast til tekster, annoncer og artikler, svar i chatten og talte noter, der bliver til tekst. Vi sender kun det, der skal til for at løse den konkrete opgave. Google Cloud bruger ikke data herfra til at træne sine AI-modeller.

6. Data fra Google (Google-brugerdata)

En salon kan forbinde AppointAID med sine Google-tjenester. Vi beder kun om de tilladelser, en funktion kræver, og bruger kun data til den funktion, salonen selv har slået til:

• Log ind med Google: dit navn, din e-mail og dit profilbillede, så du kan logge ind.
• Google Kalender: vi læser listen over medarbejderens kalendere, så medarbejderen kan vælge én, og lægger salonens bookinger ind i den som begivenheder og holder dem opdateret. Vi læser ikke kalenderens øvrige begivenheder.
• Google Virksomhedsprofil: vi viser salonens Google-anmeldelser i AppointAID og på salonens hjemmeside, sætter "Book"-linket og kategorierne på profilen, lægger de opslag op, som salonen selv har skrevet, og henter profilens tal (visninger og søgeord) til salonens rapporter.
• Google Search Console (kun læseadgang): vi henter, hvilke søgninger salonens hjemmeside bliver vist for, til salonens rapporter og til forslag og udkast til nye artikler på salonens hjemmeside.
• Google Ads: når en salon starter annoncer gennem AppointAID, kører de fra AppointAIDs egen Google Ads-administratorkonto, og salonen skal ikke have en Google-konto. Vi bruger salonens navn, adresse, behandlinger og priser til at skrive annoncerne, og Googles tal for dem (pris, klik, visninger og bookinger) til salonens rapport og til at holde forbruget inden for salonens månedlige grænse.

Sådan passer vi på dem:

• Adgangsnøglerne til Google gemmes i salonens del af vores database hos Google Cloud. Kun salonens egne administratorer og AppointAID har adgang til den.
• Vi sælger ikke Google-brugerdata, bruger dem ikke til annoncer eller profilering og deler dem ikke med andre end de leverandører, der driver AppointAID for os (Google Cloud), og kun for at levere funktionen.
• Ingen hos AppointAID læser dem, medmindre salonen beder os om det i en supportsag, det er nødvendigt af sikkerhedshensyn eller efter loven, eller de er gjort anonyme.
• Google-brugerdata bruges ikke til at udvikle, forbedre eller træne generelle AI-modeller.
• Salonen kan altid afbryde forbindelsen under Integrationer i AppointAID eller fjerne adgangen på myaccount.google.com/permissions. Så holder vi op med at hente data.

AppointAIDs brug og overførsel til enhver anden app af oplysninger modtaget fra Google API'er overholder Google API Services User Data Policy, herunder kravene om begrænset brug (Limited Use).

English: A salon can connect AppointAID to its Google services, and we use the data only for the feature the salon turned on: Sign in with Google (name, e-mail and profile picture, to sign in); Google Calendar (we list the staff member's calendars so one can be chosen, and add and update the salon's bookings in it as events; we do not read the calendar's other events); Google Business Profile (we show the salon's Google reviews in AppointAID and on its website, set the profile's booking link and categories, publish the posts the salon writes, and fetch the profile's views and search terms for the salon's reports); Google Search Console (read-only: the searches the salon's website is shown for, for the salon's reports and for suggested article drafts); and Google Ads (ads run from AppointAID's own manager account, so the salon needs no Google account; we use the salon's name, address, services and prices to write the ads, and Google's numbers for them to report to the salon and keep spend within its monthly limit). Access tokens are stored in the salon's part of our database on Google Cloud, which only the salon's own administrators and AppointAID can access. We do not sell Google user data, use it for advertising or profiling, or share it with anyone other than the providers that run AppointAID for us (Google Cloud), and only to provide the feature. No one at AppointAID reads it unless the salon asks us to in a support case, it is needed for security or by law, or it has been anonymised. Google user data is not used to develop, improve or train generalised AI models. AppointAID's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

7. Facebook-sider (data fra Meta)

En salon kan forbinde sin Facebook-side med AppointAID, så de opslag, salonen selv laver i AppointAID, også kommer på siden. Forbindelsen laves med Facebook Login for Business, og vi beder kun om tre tilladelser: se de sider, du administrerer (pages_show_list), læse dem (pages_read_engagement) og slå op på dem (pages_manage_posts).

Hvad vi modtager og gemmer

• Dit navn og det Facebook-id, Meta giver dig over for netop vores app.
• De sider, du administrerer: deres id og navn, din rolle på hver side og en adgangsnøgle (token) til hver side.
• Hvilke af de tre tilladelser du gav.
• For hvert opslag: opslagets id og link på Facebook, og om det lykkedes.

Hvad vi bruger det til

Kun til at lægge de opslag på siden, som salonen selv har skrevet og valgt at udgive eller planlægge i AppointAID, og til at tjekke, at forbindelsen stadig virker. Til det læser vi sidens id og navn. Vi læser ikke sidens opslag, kommentarer, beskeder, følgere eller statistik, og vi bruger ikke data fra Meta til annoncer eller profilering.

Hvor det ligger, og hvem der ser det

Adgangsnøglerne ligger i en del af vores database hos Google Cloud, som kun AppointAIDs servere kan læse, hverken salonens medarbejdere eller browseren. Vi sælger ikke data fra Meta, deler dem ikke med andre og sender dem ikke til AI-tjenester. Opslag, der er udgivet på Facebook, er offentlige og følger Metas egne vilkår.

Hvor længe, og sådan sletter du dem

Vi gemmer oplysningerne, så længe siden er forbundet. Du kan få dem slettet på tre måder:

• Tryk "Afbryd forbindelse" ved Facebook under Indstillinger i AppointAID. Så sletter vi med det samme adgangsnøglerne og listen over sider.
• Fjern appen "AppointAID Social" fra din Facebook-konto under Indstillinger og privatliv → Indstillinger → Virksomhedsintegrationer (Business integrations), og bed om at få dine data slettet. Så får vi besked fra Meta og sletter alt, forbindelsen har gemt. Du får en bekræftelseskode, som du kan slå op.
• Skriv til info@apt8.net.

Opslag, der allerede er udgivet, bliver på Facebook, indtil du sletter dem dér.

English: A salon can connect its Facebook Page to AppointAID through Facebook Login for Business, so that posts the salon writes in AppointAID also appear on the Page. We ask for three permissions only: pages_show_list, pages_read_engagement and pages_manage_posts. We store your name and app-scoped user ID, the Pages you manage (ID, name, your role and a Page access token for each), which permissions you granted, and the ID and link of each post we publish. We use this data only to publish the posts the salon itself creates or schedules in AppointAID to the Page it chose, and to check that the connection still works by reading the Page's ID and name. We do not read the Page's posts, comments, messages, followers or insights, and we do not use Meta data for advertising or profiling. Page access tokens are stored in a part of our database on Google Cloud that only AppointAID's servers can read. We do not sell Meta data, share it with third parties or send it to AI services. We keep the data for as long as the Page is connected. To delete it: press "Disconnect" next to Facebook under Settings in AppointAID (we delete the tokens and the Page list at once), or remove the "AppointAID Social" app from your Facebook account under Settings & privacy → Settings → Business integrations and request deletion (Meta notifies us, we delete everything the connection stored, and you receive a confirmation code), or write to info@apt8.net. Posts that are already published stay on Facebook until you delete them there.

8. Vores leverandører

Vi bruger leverandører, der behandler oplysninger på vores vegne og efter vores instruks:

• Google Cloud og Firebase: drift, database, login og AI. Vores servere kører i Googles datacenter i Belgien.
• Supabase: database til vores salgssystem.
• Twilio SendGrid: e-mail.
• Twilio og CPSMS: SMS.
• Mollie, Vipps MobilePay og Stripe: betalinger og kortterminaler.
• GLS og DAO: fragt af webshop-ordrer.
• Mux: video.
• OpenReplay: fejlfinding og support i salonens administration.
• e-conomic og Dinero: bogføring, når salonen selv forbinder sit regnskab.

Ligger en leverandør uden for EU/EØS, sker overførslen på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller EU-U.S. Data Privacy Framework.

9. Hvor længe vi gemmer oplysningerne

• Om saloner: så længe salonen er kunde. Fakturaer og betalinger gemmer vi i 5 år efter regnskabsårets udløb, som bogføringsloven kræver.
• Om salonens kunder: så længe salonen bestemmer. Når en salon stopper, sletter vi salonens data efter aftale med salonen, medmindre loven kræver, at noget gemmes.
• Henvendelser og demoer: så længe vi har en dialog med dig, eller du er kunde hos os. Du kan til enhver tid bede os slette dem.
• Optagelser fra fejlfinding: kun så længe, de bruges til fejlfinding og support.

10. Sådan passer vi på data

Al trafik er krypteret (HTTPS), og Google Cloud krypterer data, når de er gemt. Hver salons data er adskilt, så en salons medarbejdere kun kan se deres egen salon, og medarbejdere hos AppointAID har kun adgang, når opgaven kræver det.

11. Dine rettigheder

Du kan få indsigt i de oplysninger, vi har om dig, og bede os rette eller slette dem, begrænse brugen af dem eller få dem udleveret, så du kan tage dem med (dataportabilitet). Du kan altid gøre indsigelse mod, at vi bruger dine oplysninger til markedsføring, og trække et samtykke tilbage. Skriv til info@apt8.net.

Er du utilfreds med vores behandling, kan du klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, datatilsynet.dk.

12. Ændringer og kontakt

Vi opdaterer politikken, når vi ændrer, hvordan vi behandler data. Datoen øverst viser, hvornår den sidst blev ændret. Har du spørgsmål, så skriv til info@apt8.net.

Læs også vores servicevilkår og cookiepolitik. Vil du se AppointAID i brug, så book en demo eller se priserne på AppointAID.